MAKALAH SARAN DAN PRASARANA KANTOR

MAKALAH 

SARANA DAN PRASARANA

PERLENGKAPAN KANTOR

11/19/2014

USMANA AZRI

XI ADM.PERKANTORAN ¹

^{SMKN 2 MATARAM}

 

 

KATA PENGANTAR

Dengan mengucapkan puji syukur kehadirat Tuhan Yang Maha Esa,makalah ini dapat terselesaikan dengan baik.

Selama dalam menyusun makalah dengan judul “ PERLENGKAPAN KANTOR”  saya senantiasa mendapat banyak inspirasi dan dorongan moral maupun materi dari berbagai pihak.  Pada bab berikutnya diberikan pula informasi mengenai peralatan kantor,jenis-jenis perlengkapan kantor,perabot kantor,dan perbekalan kantor.

Tidak semua informasi dan ketentuan-ketentuan termuat dalam makalah ini. Dengan adanya makalah ini saya dapat megetahui dan melakanakan ketentuan-ketentuan yang ada didalam makalah ini.

Semoga makalah ini dapat memenuhi segala  ketentuan yang diberikan,dan bermanfaat bagi saya dan siswa lainnya. Saya mengucapakan banyak terimakasih kepada guru yang telah membimbing saya dalam penyelesaian makalah ini.

        SISWA SMK NEGERI 2 MATARAM,

     (XI ADMINISTRASI PERKANTORAN 1)

2014/2015

Usman Azri

DAFTAR ISI

Kata pengantar.                                                                                                                    

Daftar isi

Pembahasan

1.Peralatan kantor

   A.Peralatan kantor yang mutlak dimiliki kantor diantaranya

    B.peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan di..

2.Perlengkapan kantor

3. kantor

4. pengoprasian mesin kantor

Penutup

PEMBAHASAN

1. Peralatan Kantor

Peralatan kantor dapat didefinisikan sebagai barang-barang yang dapat digunakan dalam jangka waktu yang relatif lama dan mengalami penyusutan. Peralatan sangat identik dengan benda-benda yang besar dan berat, memerlukan perawatan yang khusus, serta berharga mahal. Meskipun tidak semua peralatan kantor berharga mahal, namun secara umum harga-harga peralatan kantor memang mahal.

Setiap kantor dapat memiliki peralatan kantor yang berbeda disesuaikan dengan jenis usaha masing-masing, meskipun ada beberapa peralatan kantor yang harus mutlak dimiliki oleh perkantoran. Beberapa contoh peralatan kantor yang harus dimiliki oleh perkantoran diantaranya meja, kursi, lemari arsip, komputer, mesin printer, mesin tik, dan lain-lain. Sedangkan beberapa beberapa peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan di antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain.

A.Peralatan kantor yang mutlak dimiliki kantor diantaranya

1.      Meja

Meja adalah salah satu furnitur berupa permukaan datar yang disokong oleh beberapa kaki. Meja umumnya dipasangkan dengan kursi. Meja yang umum tidak memiliki laci, tapi jika berlaci dia bisa berbentuk meja rias, lemari meja dengan banyak laci, dan lain sebagainya. Meja yang khusus dipakai untuk bekerja disebut meja tulis atau bangku.

Yang dimaksud meja disini adalah meja yang digunakan oleh pemimpin dan para karyawan untuk melakukan operasional perkantoran. Meja sangat diperlukan oleh para karyawan yang secara umum beraktivitas di dalam ruangan, seperti sekretaris, bendahara, bagian personalia, dan pemimpin perusahaan.

Kantor yang baik, selain mempunyai meja untuk kegiatan operasional alangkah baiknya jika menyediakan meja untuk tamu. Meja dan kursi tamu akan memberikan kenyamanan kepada para tamu yang datang ke kantor dan memberikan kesan yang baik kepada mereka. a. Meja kantor

Meja kantor yang baik harus memenuhi beberapa persyaratan, diantaranya :

1. Dari permukaan meja sampai lantai tidak seluruhnya tertutup, bagian bawahnya harus mempunyai kaki-kaki yang cukup terbuka untuk tempat peredaran udara.
2. Permukaan meja tidak berkilat-kilat agar tidak menyilaikan para pegawai yang memakainya.
3. Luas meja tidak terlampau berlebihan, karena luas meja yang berlebihan biasanya tidak dipergunakan untuk melaksanakan pekerjaan tapi digunakan untuk fungsi yang lain.
4. Meja kantor ada beberapa jenis, dilihar dari ukuranya dan fungsinya jenis-jenis meja kantor adalah:

1.      Meja besar atau satu biro dengan ukuran p = 121,5 cm, l = 71 – 80 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh direktur.

2.      Meja sedang atau meja ½ biro dengan ukuran p = 96,5 cm, l = 71 cm, t = 74 cm biasanya digunakan oleh kepala bagian.

3.      Meja biasa dengan ukuran p = 120 cm. l = 70 – 72 cm, t = 75 cm meja ini digunakan oleh pegawai biasa

4.      Meja khusus sesuai dengan kegunannya juru tik, insinyur, desainer dll

5.      Meja rapat sesuai dengan jumlah peserta rapat kegiatan rapat atau pertemuan baik dalam jumlah besar maupun dalam jumlah kecil

 2.Kursi

 Kursi adalah sebuah perabotan rumah yang biasa digunakan sebagai tempat duduk. Pada umumnya, kursi memiliki 4 kaki yang digunakan untuk menopang berat tubuh di atasnya. Beberapa jenis kursi, seperti barstool, hanya memiliki 1 kaki yang terletak di bagian tengah. Kadang-kadang kursi juga dilengkapi dengan sandaran kaki.

Menurut Ralph Barnes kursi kantor yang baik harus memenuhi persyaratan antara lain :
a) Dapat diatur tinggi rendahnya.
b) Dibuat secara kokoh.
c) Disesuaikan dengan bentuk badan orang.
d) Mempunyai penyangga belakang.

3.Lemari arsip

Setiap perkantoran tentunya mempunyai arsip walaupun dalam kapasitas yang tidak terlalu banyak. Setidaknya surat-surat masuk dan keluar. Tentunya kita tidak dapat membayangkan apabila surat-surat tersebut hanya disimpan di dalam map di atas meja atau di dalam laci. Kertas merupakan benda yang tidak tahan lama mudah rusak dan lapuk. Jadi alangkah sangat baik jika setiap perkantoran mempunyai lemari arsip untuk menyimpan arsip-arsip penting yang sangat berharga bagi suatu perusahaan.

Biasanya lemari ini dibuat dari bahan baja atau jenis metal yang lainnya. Hal ini dimaksudkan untuk menghindari bahaya kebakaran. Fungsi: digunakan untuk menyimpan arsip-arsip atau warkat

4. Komputer

Seiring dengan kemajuan zaman, di mana berbagai peralatan teknologi canggih ditemukan. Sesuai dengan tujuannya, berbagai peralatan canggih diciptakan dengan tujuan untuk memudahkan pekerjaan manusia. Salah satu peralatan canggih tersebut adalah komputer.

Komputer merupakan peralatan elektronik yang tidak hanya mempunyai kemampuan untuk mengolah kata seperti pengetikan, mengolah data seperti perhitungan, membuat tabel dan grafik, membuat gambar, design, dan lain-lain. Komputer juga mempunyai fungsi pengarsipan untuk mengamankan berbagai dokumen-dokumen penting. Sehingga dengan adanya komputer, dapat dilakukan penghematan dan pengefisienan berbagai aktivitas perkantoran.

5. Printer

Bagi sebuah perkantoran, mempunyai komputer saja tidaklah cukup apabila tidak disertai dengan printer. Printer merupakan alat yang diperlukan untuk mencetak berbagai dokumen atau beberapa hasil pekerjaan kita yang dibuat dengan menggunakan komputer. Sebuah perkantoran yang hanya tidak mempunyai printer akan mendapat kesulitan ketika harus mencetak beberapa dokumen penting dengan cepat dan mendesak. Oleh karena itu kebutuhan terhadap printer merupakan kebutuhan yang sangat penting untuk dimiliki.

6.Mesin tik

Keperluan terhadap mesin tik berhubungan erat dengan kegiatan administrasi atau surat-menyurat. Kantor-kantor yang sudah modern umumnya sudah tidak lagi menggunakan mesin tik karena fungsinya sudah digantikan oleh komputer. Meskipun demikian, bagi kantor-kantor yang ruang lingkup kerjanya belum begitu besar serta terdapat di daerah umumnya kebutuhan terhadap mesin tik masih sangat diperlukan.

7.Telephone

yaitu Peralatan teknologi yang digunakan untuk berkomunikasi antara dua orang dengan menggunakan suara .Telephone ada tiga macam.
a.Fixphone (deskphone)yaitu alat komunikasi yang berbentuk Pesawat Sambungan Tekan Nomor dengan menggunakan kabel yang sifatnya permanen yang tidak bisa dipindah ketempat yang tidak ada kabel jaringannya. Contoh jenis telphone ini adalah telpone yang dipakai dirumah-rumah atau kantor menggunakan kabel telkom.

B.peralatan kantor yang tidak mutlak dimiliki tetapi sangat diperlukan di

antaranya mesin fotokopi, scanner, dan lain-lain.
1.Fotocopy

Mesin fotokopi adalah sebuah mesin digital yang berfungsi untuk menduplikasikan sebuah dokumen dan gambar visual dengan sangat cepat, mudah, dan juga murah. Mesin fotokopi merupakan mesin yang sangat populer di kalangan para pelajar, guru, pegawai, dan masyarakat pada umumnya. Biasanya, mesin ini di manfaatkan untuk menduplikat sebuah dokumen. 
2. Scanner

Scanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang berguna untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen digital komputer atau file komputer. Manfaat umum dari scanner ini adalah untuk membuat arsip dari sebuah dokumen surat dan photo.

3.Mesin Faximile

fungsinya : Untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

2. Pengertian Perlengkapan Kantor

Perlengkapan kantor dapat diartikan sebagai segala sesuatu yang dibutuhkan untuk melengkapi peralatan. Perlengkapan kantor identik dengan barang-barang yang berukuran kecil, cepat habis, sering digunakan, harganya tidak terlalu mahal, dan mudah diperbaiki jika ada kerusakan. Beberapa contoh perlengkapan kantor diantaranya kertas, pulpen, pensil, penjepit kertas, tinta printer, map, taplak meja, kalender, dan lain-lain.Umumnya, setiap perkantoran hampir mempunyai kesamaan dalam hal kebutuhan terhadap perlengkapan kantor. Perlengkapan kantor, walaupun bentuknya kecil, namun memiliki fungsi yang sangat penting. Untuk lebih jelasnya, mari kita simak uraian berikut. Seorang sekretaris akan sangat memerlukan kertas untuk melakukan kegiatan surat-menyurat atau mencetak dokumen-dokumen penting lainnya. Berbagai dokumen yang telah diinput ke dalam komputer tidak akan ada gunanya apabila harus segera dicetak tanpa adanya kertas. Begitu juga dengan ketersediaan tinta printer. Apabila tinta printernya kosong atau habis maka dokumen-dokumen yang siap cetakpun tidak akan jadi dicetak sehingga menyebabkan terbengkalainya tugas-tugas perkantoran.Begitu juga dengan map, map dapat digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen penting dalam bentuk kertas, atau pun untuk mengajukan proposal. Seseorang yang mengajukan proposal tanpa dimasukan ke dalam map, akan memberi kesan kurang sopan.Begitu juga dengan pengarsipan, meskipun sudah ada komputer yang dapat digunakan untuk menyimpan data-data penting, namun kebutuhan dokumen dalam bukti fisik seperti surat-surat perjanjian yang ditandatangai dan bermaterai tentunya tidak bisa diarsip dalam bentuk elektronik.Agar surat-surat tersebut awet dan aman, maka akan sangat baik jika sebelum disimpan ke dalam lemari arsip ada baiknya dimasukkan terlebih dahulu ke dalam map. Penyimpanan surat-surat ke dalam map juga bertujuan untuk merapikan susunan berbagai dokumen penting agar tidak berceceran.

1. Kertas

 Kertas adalah bahan yang tipis dan rata, yang dihasilkan dengan kompresi serat yang berasal dari pulp. Serat yang digunakan biasanya adalah alami, dan mengandung selulosa dan hemiselulosa.

Kertas dikenal sebagai media utama untuk menulis, mencetak serta melukis dan banyak kegunaan lain yang dapat dilakukan dengan kertas misalnya kertas pembersih (tissue) yang digunakan untuk hidangan, kebersihan ataupun toilet.

Beragam jenis kertas dapat digunakan untuk fungsi yang berbeda baik sebagai bahan dasar pembuatan produk fungsional seperti; bungkus kado, buku tulis, tas kertas, poster, atau sebagai bahan-bahan dasar pembuatan produk kriya, bahkan media artistik dapat dimanfaatkan sebagai bahan pembuatan karya seni atau material patung. Berkreasi dengan kertas sungguh merupakan pengalaman yang menarik.

2. Pencil
Pencil merupakan alat tulis yang paling diketahui oleh setiap orang yang sudah bisa menulis. Karena sejak awal kita belajar menulis, pencillah alat tulis yang paling pertama diperkenalkan kepada kita. Alasan fleksibelnya (mudah digunakan dan dihapus) menjadikan pencil sebagai pilihan pertama.

3. Pulpen
Pulpen (dari bahasa Belanda: vulpen) adalah alat tulis berupa mata pena berujung tajam yang dilengkapi pegangan berisi kantong tinta yang bisa diisi kembali. Tinta berbasis air diisi melalui mata pena dengan mekanisme penyedot yang memasukkan tinta dari botol tinta ke dalam kamar tinta. Berbeda dengan bolpen, pulpen tidak perlu ditekan ketika menulis. Tinta mengalir dari kamar tinta ke mata pena dengan bantuan kapilaritas dan gravitasi.

4. Penjepit kertas
Penjepit kertas atau klip adalah alat untuk untuk menyatukan dua lembar kertas atau lebih berdasarkan prinsip tekanan. Kertas yang dijepit dengan klip bisa mudah dilepas lagi. Penggunaan klip lebih praktis daripada menggunakan lem atau stapler.
Klip biasanya berupa kawat yang dibengkokkan menjadi bentuk-bentuk seperti segitiga, oval, atau seperti kupu-kupu. Bahan yang digunakan biasanya logam tapi kadang-kadang ada juga klip yang dibuat dari plastik.

Kegunaan :

Di tangan orang yang ahli, klip yang dibengkokkan bisa digunakan sebagai pembobol kunci. Klip juga merupakan alat yang berguna bagi pengguna komputer pribadi dan Macintosh. Laci CD-ROM dan diskdrive yang tidak mau terbuka bisa dipancing dengan klip. Pengguna komputer genggam Palm juga dianjurkan untuk menggunakan klip sewaktu perlu melakukan

 

5. Tinta printer
Jenis tinta yang digunakan untuk mesin printer. Tinta printer ada berbagai macam warna. Dan yang paling umum adalah warna hitam, kuning, merah dan biru.

jenis-jenis tinta printer yang digunakan, mulai dari biasa, anti air atau yang lainnya. Tinta Printer ini ada beberapa macam yang mempunyai hasil dan kualitas yang berbeda juga.

6. Stop Map

Stopmap juga biasa disebut dengan sebutan Map saja atau folder dalam bahasa inggris. Stopmap adalah kertas tempat menyimpan atau menaruh suatu dokumen yang sudah di spesifikasikan. Sehingga saat dokumen itu diperlukan, file yang terdiri dari beberapa kertas kecil atau pun besar tidak hilang tercecer. Dan stopmap adalag alat yang sangat membantu mengorganisir kertas dokumen.

Stopmap dapat dibuat dari plastik atau kertas. Bila menggunakan kertas biasa menggunakan bahan kertas manila atau kertas BC, kertas ivory, kertas buffalo dan jenis kertas lainnya. namun yang pelu diperhatikan adalah berbahan kertas yang lebih kaku. Sebuah desain stopmap tidak ada ciri atau kesan yang baku. Semuanya tergantung pada perusaahan dan masalah selera saja. Biasanya Stopmap dapat dicetak dengan teknik fullcolor maupun teknik cetak satu warna dan kombinasi hotprint dan emboss.

Stop Map berfungsi untuk menyimpan dokumen atau arsip perusahaan. Stop map juga memiliki kegunaan untuk menampilkan identitas brand atau corporate identity perusahaan dan menciptakan reminding ke benak konsumen.

8. Kalender,

 adalah sebuah sistem untuk memberi nama pada sebuah periode waktu (seperti hari sebagai contohnya). Nama-nama ini dikenal sebagai tanggal kalender. Tanggal ini bisa didasarkan dari gerakan-gerakan benda angkasa seperti matahari dan bulan. Kalender juga dapat mengacu kepada alat yang mengilustrasikan sistem tersebut (sebagai contoh, sebuah kalender dinding).

9. Penggaris

Penggaris adalah sebuah alat pengukur dan alat bantu gambar untuk menggambar garis lurus. Terdapat berbagai macam penggaris, dari mulai yang lurus sampai yang berbentuk segitiga (biasanya segitiga siku-siku sama kaki dan segitiga siku-siku 30°–60°). Penggaris dapat terbuat dari plastik, logam, berbentuk pita dan sebagainya. Juga terdapat penggaris yang dapat dilipat.

10. Stapler

Stapler atau pengokot (bahasa Inggris: stapler) adalah alat untuk menyatukan sejumlah kertas dengan cara memasukkan kokot (staple) berbentuk huruf "U" yang terlipat di bagian bawah kertas bila panjang kedua ujung kokot melebihi tebal kertas.

Di Indonesia, stapler bisa dijumpai di mana-mana, di kantor, sekolah, kios fotokopi, rumah tangga, hingga di rumah makan dan penjual makanan. Stapler begitu populer hingga memiliki banyak nama tidak resmi yang berasal dari suara yang dikeluarkan alat ini, seperti: jekrekan, jepretan, atau cekrekan. Stapler sering digunakan di Indonesia untuk membungkus makanan. Plastik dilipat agar isi tidak keluar dan diselesaikan dengan jepitan stapler.

  11. Gunting

Gunting ialah alat yang digunakan untuk memotong bahan yang tipis seperti:kertas,kertas perakplastik tipismakananpakaiantalikabel.

Gunting lebih baik daripada pisau untuk beberapa penggunaan, seperti memotong artikel koran maupun gambar. Juga biasa digunakan memotong rambut. Tidak seperti pisau, gunting memiliki 2 sisi yang tajam.
Sebagian besar jenis gunting tidak terlalu tajam. Gunting anak biasanya tidak tajam, dan sering dilindungi dengan plastik.
Gunting bisa cocok buat orang kidal maupun yang tidak kidal. Menggunakan gunting di tangan yang salah sulit buat kebanyakan orang.

12. Amplop

Amplop adalah sebuah bungkus dari surat atau benda yang dikirimkan per pos. Sebuah amplop biasanya terbuat dari kertas yang dipotong berbentuk belah ketupat dan dilipat sedemikian rupa.
Di muka amplop pada sebelah kanan bawah nama dam alamat penerima kiriman pos ini ditulis sementara biasanya di sebelah kanan atas atau di sebelah belakang nama dan alamat pengirim ditulis. Sebuah amplop bisa langsung ditutup karena biasanya memiliki perekat.
Amplop terdapat dalam berbagai jenis dan ukuran. Beberapa jenis amplop memiliki jendela (tembus pandang) sehingga nama dan alamat penerima bisa ditulis dalam surat sendiri.

3. Hiasan kantor (office ornament)

Yaitu benda-benda kantor pada umumnya untuk menambah suasana menyenangkan di kantor. Berfungsi untuk menambah suasana indah di dalam kantor sehingga semangat kerja pegawai dapat meningkat, dengan adanya hiasan di kantor diharapkan dapat mengurangi stress pegawai sehingga kinerja meningkat.

Beberapa contoh hiasan kantor antara lain :
a) Bunga hidup atau pohon hidup.

b) Lukisan-lukisan.
c) Akuarium
d) Lampu hias

.       

3.CARA PENGOPRASIAN MESIN KANTOR

1.Mesin Faximile

fungsinya : Untuk pengiriman data-data yang kita butuhkan, juga digunakan sebagai alat untuk komunikasi dan juga dapat digunakan sebagai sarana untuk mengcopy dukumen atau kertas yang kita inginkan.

Cara menggunakan :

• Menghidupkan/turn on mesin fax

1. Masukan steker pada stop kontak listrik yang tersedia. Mesin fax akan hidup dan lihat pesan di layar display yang akan di front panel.
2. OPEN COVER/OUT OF PAPER   buka cover dan masukan kertas sesuai dengan petunjuk yang ada di tempat meletakan kertas.
3. PRESS START tekan tombol START perhatikan mesin bekerja, untuk mesin fax yang menggunakan cutter mesin akan memotong kertas dan yang tidak ada pemotong hanya keluar kertas saja.
4. langkah berikutnya masukan jack telefon dimesin dibagian yang tertulis Line, lalu coba angkat gagang handset atau tekan tombol sp-phone/monitor dengarkan nada tone, apabila ada nada tone berarti mesin sudah siap untuk digunakan.

• Mengirim Dokumen atau naskah / Kirim fax

Cara Pengiriman ada dua cara :

1.  Manual

• siapkan dokumen yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• angkat handset/tekan tombol sp-phone/monitor akan terdengar tone
• masukan nomor fax tujuan
• apabila sudah terdengar nada fax / beef panjang, tekan tombol start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

*cara ini digunakan bila nomer yang dituju belum pasti terhubung dengan mesin fax atau posisi penerima di set dengan Tel mode, karena banyak pengguna yang memakai nomer fax sekaligus sebagai nomer telefon.

2. Otomatis

• siapkan dokument yang akan dikirim
• masukan dokumen secara face down /tulisan membelakangi si pengirim
• masukan nomer tujuan dan tekan start
• mesin fax akan bekerja, dan tunggu sampai dokumen terkirim
• dan display  X DOCUMENT SENT     X adalah banyaknya dokumen

**cara ini dilakukan apabila nomer tujuan memang khusus untuk fax untuk mesin lama tipe Vxx tidak perlu tekan start.

• Menerima Dokumen fax

1. Manual

cara manual digunakan apabila seseorang menggunakan dua fungsi fax dan telefon, untuk langkah ini seseorang mensetting TEL untuk RECEIVE MODE.

Bila terdengar nada dering angkat hanset/tekan sp-phone pastikan apakah suara manusia atau beef panjang fax, jika suara manusia lanjutkan pembicaraan bila beef panjang fax tekan start, display RECEIVING dan kiriman akan dicetak.

untuk mesin fax yang mempunyai fasilitas friendly reception dan mengaktifkannya/posisi “on” tidak perlu tekan START cukup letakan handset pada tempatnya dokumen akan di cetak secara otomatis.

2. Otomatis

cara ini digunakan mesin memang khusus untuk menerima dokumen, cukup aktifkan RECEIVE MODE pada posisi “on”  atau pada posisi FAX ONLY.

5.      Scanner

Scanner ini merupakan sebuah perangkat masukkan (input device) komputer yang berguna untuk memindai (men-scan) gambar atau dokumen dalam bentuk teks di atas kertas kedalam dokumen digital komputer atau file komputer. Manfaat umum dari scanner ini adalah untuk membuat arsip dari sebuah dokumen surat dan photo.

Fungsinya : hampir menyamai mesin fotokopi. Mesin fotokopi hasilnya dapat langsung dilihat pada kertas sedangkan scanner hasilnya ditampilkan pada layar monitor komputer dahulu kemudian baru dapat dirubah dan dimodifikasi sehingga tampilan dan hasilnya menjadi bagus yang kemudian dapat disimpan sebagai file text, dokumen dan gambar.

Cara menggunakan :

Sebelum menjalankan mesin scanner, pastikan dahulu kabel scanner yang sudah disediakan, terhubung antara mesin scanner dengan komputer melalui port USB, mempelajari user manual scanner, menghidupkan komputer. Selain itu pastikan software driver untuk scanner sudah terinstal. Penggunaan scanner pada dasarnya hampir sama dengan penggunaan mesin photocopy. Namun hasilnya tidak langsung berupa hard copy melainkan view di layar monitor. Cara penggunaan scanner lebih kepada cara menindai menggunakan scaner. Berikut saya sampaikan cara menscan object.

• Menscan dokumen

1. Nyalakan scanner kemudian letakkan dokumen yang dipindai pada lensa Setelah software scanner (program OCR Omni Page Pro).
2. Jalankan Scansoft Omnipage Pro kemudian lakukanlah setting : proses, bahasa, sumber, deskripsi, metode export.
3. Klik Start & proses pemindaian berlangsung.
4. Bacalah proof dokumen yang sudah dipindai.
5. Simpanlah file sesuai dengan format dokumen yang diinginkan.

• Menscan Image

1. Nyalakan scanner & letakkan gambar di atas lensa.
2. Jalankan program Arcsoft Photostudio 2000 (atau program pengolah gambar lainnya).
3. Importlah gambar dengan mengklik icon scanner kemudian tekan tombol scan & proses pemindaian berlangsung.
4. Editlah hasil pemindaian bila perlu, kemudian tekan tombol clear agar bisa menyimpan.
5. Dari menu file pilih save as dan pilihlah tipe format gambar hasil pemindaian

3.      Mesin Penghancur Kertas

Fungsinya : Sebagai alat pemusnah dokumen rahasia yang ramah lingkungan dengan kata lain tidak ribet dan dokumen tidak perlu di bakar sehingga akan menimbulkan polusi udara bagi lingkungan sekitarnya.

Cara menggunakan:

1. Siapkan mesin dan kertas yang akan dihancurkan, terlebih dahulu kita hilangkan paper klip dan staples yang ada pada kertas.
2. Masukkan kertas kedalam mesin, dan tekan tombol On agar mesin menyala dan siap memotong
3. Setelah selesai tekan tombol Off ambil potongan kertas yang ada dalam 4kotak mesin untuk dibuang.

4.Mesin Fotokopi

Fungsi : mesin ini berfungsi untuk menduplikasi Dokumen penting yang anda perlukan dan untuk mencetak pekerjaan percetakan.

Pengoperasian Mesin Fotokopi :
Hidupkan mesin dengan menekan tombol ON

1. Letakkan kertas pada kaca tempat foto copy dengan bagian tepi atas menempel pada garis skala pada posisi yang tepat di tengah
2. Dengan menekan tombol pengatur hasil copy.
3. Tekan tombol jumlah hasil penggandaan yang dikehendaki
4. Tekan tombol cetak (start)
5. Jika sudah selesai tekan tombol OFF

 

PENUTUP

Makalah ini mungkin banyak kekurangannya,maka saya membuat makalah ini dengan tujuan untuk mendapatkan nilai dari guru serta ingin mengetahui lebih lengkap tentang “ Macam-macam perlengkapan kantor ‘’ Demikian makalah ini saya buat,saya mengucapkan terimakasih kepada guru yang telang membimbing kami dalam proses penyelesaian makalah ini.